“孩子高中毕业后去国外读书，学籍档案该咋办？总不能把档案拿在自己手里吧？”近日，太原市民贾女士为女儿的学籍档案处理问题犯了愁。档案涉及今后考试、职称评定、社保办理等各种事项，应该妥善处理。9月9日，山西晚报·山河+记者针对大家普遍关注的档案存放、流转、补办等热点问题，结合人社部门专业解答，整理出这份实用指南。 档案是个人经历也是人事管理依据 问：什么是毕业生档案？ 答：毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、身体状况等的文字记载材料，是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。在校时叫学籍档案，毕业后叫人事档案。总的来说，它是个人经历的记录，也是人事管理和服务的依据。 一般情况下，档案里主要有毕业生登记表、学习成绩单、在校期间的奖惩材料、入团入党志愿书、毕业离校前的体检表以及毕业生报到通知书等材料。 问：档案有什么作用？ 答：档案除了供用人单位考察录用人员之外，也是维护个人权益和福利的凭证，无论是工作调动、考研、公务员招考，还是职称评审、考资格证、工龄认定、社保办理、住房补贴发放、入党、办理退休等，都要用到它。 人事档案不能自己保管，须按要求转递 问：什么样的机构可存放毕业生档案？ 答：机关、国有企事业单位人事部门可以存放毕业生人事档案。县级以上（含县级）人社部门所属公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源和社会保障部门授权管理流动人员人事档案的机构，可保管在非公单位就业和离校未就业的高校毕业生档案。 高校毕业生离校时由高校根据其就业去向转递档案。到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，档案转递至就业单位或定向单位进行保管。到非公单位就业、灵活就业及自主创业的，档案转递至就业创业地或户籍地公共就业人才服务机构进行保管。暂未就业或打算继续学习深造的毕业生，可根据本人意愿转递至户籍地公共就业人才服务机构进行保管，或按规定在原高校保留两年。（假如两年之后还未调动，原学校可以转递至其户籍地公共就业人才服务机构。） 问：毕业生可以自行保管人事档案吗？ 答：不可以。有关部门明确规定，严禁个人保管自己的人事档案。因为人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有重要的法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。若由个人保管，信息泄露风险将大大增加。从真实性保障层面而言，档案在流转过程中，每一次材料的添加、审核都需要经过正规渠道，由相关部门进行盖章确认，以此保证档案内容的真实性和完整性。倘若个人保管档案，就难以保证档案未被私自篡改。 问：毕业生档案存放收取费用吗？ 答：不收取。自2015年1月1日起，已取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用。 高中毕业出国留学，学籍档案这样处理 问：高中毕业生档案可以自己保管吗？ 答：高中毕业生学籍档案，通常会转递到升学高校。如果高中毕业后没有在国内升学，档案可能在学校保管，也可能在自己手里。太原市人社部门工作人员解释，通常情况下，高中学校不会主动把档案送到当地人才机构保管。打算复读的高中毕业生，可以和原高中协商，继续由学校保留学籍档案，直到升学。已在国（境）外就读尚未取得学历学位的学生，可以申请将高中档案委托户籍地的公共就业人才服务机构保管。办理档案托管手续时，需要携带身份证、户口簿、护照、录取通知书、学生证及毕业证书等材料。也可以将高中学籍档案保管至中国留学服务中心，回国后进行学历学位认证和人事档案完善。若有先就业计划，可申请由高中学校将档案转递至户籍所在地的公共就业和人才服务机构托管，待后续找到工作，由新单位出具档案调函，到托管机构办理档案转递即可。 如果短期内没有明确规划，高中学籍档案也可暂时保管在自己手中。上述工作人员进一步解释，学生毕业后，部分高中会通知毕业生来校领取学籍档案。学生和家长一定要妥善保管，不要盲目打开档案袋。等升学、就业或者留学毕业归来，再按照相关要求前往公共就业和人才服务机构办理建档或档案转递手续。“通常不建议自己保管档案（部分机构不接收个人送达的档案），最好是和毕业学校协商，按规定通过机要通信或邮政特快专递渠道将档案转递到户籍地公共就业和人才服务机构。”工作人员说。 档案“找不到”或遗失可分情况解决 问：档案“找不到”或者遗失怎么办？ 答：很多人会遇到“毕业多年不知道档案在哪”“档案在转递中丢失”等问题，通常分为两种情况。 情况一：已经毕业多年，一直就没管过档案，完全不知道自己档案在哪里。先不要慌，档案在这种情况下应该还能找到：如果你毕业还没超过2年，回学校问问相应的档案负责人；如果毕业超过了2年，可到生源所在地的省、市学生发展中心或当地公共就业和人才服务机构查询。 情况二：档案在调档途中或者自己手里丢失。这种情况基本就是档案丢失了，只能去补办档案。首先，需要在你所在单位办理一份档案遗失证明；然后，按照档案内需要的材料一一补办。 我省各级公共就业和人才服务机构设有档案服务窗口，若有疑问，可拨打当地人社服务热线12333咨询，或直接前往户籍所在地的公共就业和人才服务机构现场咨询，工作人员会提供一对一指导。
山西晚报·山河+记者 武佳
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